AY SİLİKON VE PLASTİK SAN. TİC. LTD. ŞTİ.

İLGILI KIŞI BAŞVURU PROSEDÜRÜ

1. Amaç

Bu Prosedürün amacı; KVKK m.11 kapsamındaki ilgili kişi taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve süresi içinde sonuçlandırılmasına ilişkin iş akışını belirlemektir.

2. Kapsam

Prosedür; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, tedarikçi/iş ortağı çalışanları ve diğer tüm ilgili kişilerin Şirket’e iletebileceği başvuruları kapsar.

3. Sorumluluk ve Görevlendirmeler

• KVKK Başvuru Sorumlusu: [Unvan/İsim]
• Yedek Sorumlu: [Unvan/İsim]
• Değerlendirme Birimleri: İK / BT / İdari İşler / Hukuk (varsa) / ilgili süreç sahibi birimler

Başvuruların alınması ve sonuçlandırılması süreçleri gizlilik içinde yürütülür ve erişim yetkileri sınırlandırılır.

4. Başvuru Kanalları

İlgili kişi başvuruları aşağıdaki kanallardan alınır:

• Yazılı başvuru: Ömerli Mah. Ragıp Cad. No:33 İç Kapı No:4 Arnavutköy/İstanbul
• KEP: aysilikonplastik@hs01.kep.tr
• KVKK başvuru e-postası: kvkk@softchef.com
• Güvenli elektronik imza / mobil imza (varsa)

Başvuruda, KVKK m.11 kapsamındaki talebin açıkça belirtilmesi ve kimlik doğrulamasına elverişli bilgiler bulunması beklenir. Örnek başvuru formu, KVKK Politikasının Ek-1’inde yer almaktadır.

5. Başvurunun Alınması ve Kayıt Altına Alınması

1. Başvuru KVKK Başvuru Sorumlusu tarafından teslim alınır ve başvuru tarihi/saatini gösterir şekilde kayıt altına alınır.
2. Başvuru bir kayıt numarası ile (KVKK-BSV-[YIL]-[SIRA]) numaralandırılır.
3. Başvurunun içeriği, kapsamı ve ilgili süreç birimleri belirlenir.

6. Kimlik Doğrulama

Başvurunun ilgili kişi tarafından yapıldığının doğrulanması esastır. Şirket, başvurunun niteliğine göre ilgili kişiden ek belge/bilgi talep edebilir (örneğin kimlik fotokopisi, çalışan sicil bilgisi, e-posta doğrulaması vb.).

7. Değerlendirme ve Yanıt Hazırlama

1. Başvuru kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyeti ve hukuki sebepler tespit edilir.
2. Talep edilen bilgi/belge/işlem, veri minimizasyonu ve ölçülülük ilkeleri gözetilerek değerlendirilir.
3. Aktarım yapılan üçüncü kişiler, saklama süreleri ve varsa imha gereksinimi kontrol edilir.
4. Gerekirse ilgili birimlerden görüş alınır (İK, BT, Güvenlik vb.).
5. Yanıt metni hazırlanır ve onay mekanizması işletilir (KVKK Başvuru Sorumlusu + Genel Müdür onayı).

8. Süre ve Sonuçlandırma

Şirket, ilgili kişinin talebini talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. Kısmi cevap verilmesi gereken hallerde, gerekli bilgilendirme aşamalı olarak yapılabilir.

9. Ücretlendirme

Başvurular kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifeye göre ücret talep edilebilir.

10. Arşivleme ve Kayıtların Saklanması

Başvuruya ilişkin dilekçe, yazışmalar ve yanıt metni; KVKK Başvuru Kayıt Dosyasında saklanır ve saklama süresi sonunda Saklama-İmha Politikası’na uygun şekilde imha edilir.

11. Gizlilik

Başvuru sürecinde elde edilen bilgiler yalnızca başvurunun değerlendirilmesi amacıyla kullanılır ve gizli tutulur.